Introducción
Word es un procesador de Textos integrado en el paquete Microsoft Excel. El procesador de textos es una de las herramientas básicas en el mundo de la ofimática, ya que nos permite crear cartas, textos complejos, etc.
Aprender a manejar Word no es difícil, simplemente es necesario dedicarle unas cuantas horas de aprendizaje (no demasiadas) y sobre todo crear muchos textos. Si has decidido aprender a manejar Word (con este tutorial o de cualquier otra forma) es muy recomendable que practiques todo lo que aprendas (por ejemplo copiando páginas complejas de revistas, periódicos, etc.)
Preguntas habituales
¿Qué es la ofimática?
Es una palabra que cada vez se va a escuchar más, sobre todo en entornos laborales. Ofimática viene de las palabras Oficina e Informática y representa la informática aplicada a la empresa (no solo a una oficina, sino comercios, etc.)
Todas las empresas se están adaptando al avance tecnológico que representa la informática. Esto va a llevar a que, en muy poco tiempo, sea requisito indispensable tener conocimientos de informática para acceder a un puesto de trabajo.
Comerciantes, abogados, diseñadores, ... casi todas las profesiones pueden verse favorecidas por el uso de un ordenador.
¿Qué es Microsoft Word?
Microsoft Word® es uno de los mejores procesadores de textos que existen actualmente en el mercado y uno de los más extendidos y utilizados.
Viene incluido en el paquete de Software Microsoft Office 97 junto a la base de datos Access y la hoja de cálculo Excel entre otras aplicaciones.
Procesador de Textos, Hoja de Cálculo y Base de Datos son las tres aplicaciones básicas que forman lo que se conoce como ofimática. Estas aplicaciones las encontramos en Oficinas, Comercios, Administración Pública, Universidades, ... la lista crece día a día.
También es cada vez más común encontrarlas en asignaturas de Universidades, Institutos, Escuelas, Colegios, etc. y, en pocos años, serán asignaturas obligatorias en muchos países avanzados. Su facilidad de manejo y su uso intuitivo le hacen un sistema potente como Procesador de Textos.
¿Qué es un Procesador de Textos?
Un Procesador de Textos es un programa de ordenador que nos permite crear textos más o menos complejos, incluyendo creación de columnas, tablas, esquemas, cuadros con texto o imágenes, etc. Este documento que estás leyendo ha sido creado con un procesador de textos.
Los procesadores de textos son una de las herramientas informáticas más utilizadas hoy día en una empresa, oficina, realizar trabajos de clase o para trabajar en casa. Uno de los procesadores de textos más utilizados hoy día es Word, pero podemos encontrar otros procesadores de texto igualmente buenos como por ejemplo WordPerfect.
¿Necesito conocimientos previos de informática para aprender a manejar un procesador de textos?
Es muy conveniente conocer Windows 95/98 antes de adentrarnos a trabajar con una aplicación de este tipo, ya que es el entorno donde van a desarrollarse todos los procesos. En la página de Internet www.licos.com puedes encontrar Tutoriales gratuitos de varios programas (Windows, Access, Excel, Internet, etc.)
También es conveniente tener conocimientos de informática básica (qué es un disco duro, por ejemplo) aunque este último punto no es tan necesario como el primero.
Instalación de Word
Microsoft Word se distribuye normalmente con el paquete Microsoft Office 97. Este paquete está compuesto por varias aplicaciones. Las más destacadas son las siguientes:
· Microsoft Word: Procesador de Textos y objeto de este tutorial. El Procesador de Textos es una aplicación que nos permite crear documentos escritos, cartas, apuntes, carteles, etc. y además podemos aplicar formatos de columnas, tipos de letra distintos, tablas, insertar imágenes, cuadros de texto, etc. Dando a los textos un aspecto profesional.
· Microsoft Excel: Hoja de Cálculo. La hoja de cálculo es muy utilizada hoy día en comercios, oficinas, etc. Nos permite manejar bases de datos y realizar operaciones y cálculos de una forma muy sencilla. Además podemos crear gráficas.
· Microsoft Access: Gestor de Base de Datos. Es otra aplicación muy utilizada hoy día, ya que nos permite manejar bases de datos. Ejemplos de bases de datos son productos de un comercio, datos de clientes o proveedores, etc.
El orden lógico para aprender los programas pasa por conocer primero Windows 95 o Windows 98 ya que es lo que se denomina Sistema Operativo. Windows es el conjunto de programas básicos para que el ordenador funcione. Si un ordenador no tiene Windows (u otro sistema operativo) instalado, el ordenador no funciona.
Por lo tanto, podemos decir que Windows es el entorno en el que vamos a trabajar con el ordenador y, si no conocemos este entorno, difícilmente podremos sacar partido a una aplicación(por ejemplo Word). Por lo que es muy recomendable aprender a manejar Windows antes que cualquier otra cosa.
Para comenzar a trabajar con Word 97 primero debes asegurarte de que está instalado en tu ordenador. Si no estás seguro de tenerlo ya instalado, realiza los siguientes pasos:
· Pulsa el botón 'Inicio' (en la parte inferior izquierda de la pantalla).
· Selecciona la opción 'Programas'
· Dentro de la opción 'Programas' debe aparecer la opción 'Microsoft Word' (lleva una W de color azul delante).
· También es posible que 'Microsoft Word' se encuentre en otro sitio (Fíjate que existen muchas opciones dentro de 'Inicio': Accesorios, ...). Puedes probar a buscarlo.
· Otra posibilidad es que tengas un acceso directo en el escritorio (un icono). Si lo encuentras solo tienes que hacer un doble clic sobre dicho icono.
· Si no te han salido los pasos anteriores, posiblemente no tienes instalado el programa 'Microsoft Word' (necesario para seguir este Tutorial).
· Si son demasiado complicados para ti las opciones anteriores o no entiendes lo que es un 'icono' o un 'doble clic' quizás deberías aprender algo de Windows 95/98 antes de seguir con este Tutorial.
A continuación veremos cómo se realiza una instalación Básica de Office 97 o de Word 97. Si ya tienes instalado Office 97 o Word 97 en tu ordenador, puedes pasar al siguiente tema. Office 97 se distribuye normalmente en formato de CD-ROM, ya que hoy día se puede considerar como un estándar (es imprescindible comprar un ordenador con lector de CD-ROM).
Instalar una aplicación grabada en CD-ROM es muy fácil, ya que cuando metemos un CD-ROM en nuestro ordenador, Windows 'mira' automáticamente cuál es su contenido. Esto significa que nada más meter el CD-ROM con Office 97, aparecerá automáticamente en pantalla el programa de instalación. Este programa nos hará una serie de preguntas típicas, por ejemplo:
· El número de serie del programa: Este número viene junto con el CD-ROM cuando lo compramos
· Cuando pregunte si deseamos una instalación Típica, Completa o Personalizada, es mejor seleccionar la instalación Típica si todavía no tenemos muchos conocimientos sobre Office 97
· El resto de ventanas que aparezcan las cerramos pulsado el botón 'Siguiente'
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Para comenzar a escribir en Microsoft Word 97 primero hay que activar el programa. Si el programa está instalado entonces debes de buscarlo pulsando sobre el botón INICIO (en la parte inferior izquierda de la pantalla), luego pulsa sobre la opción PROGRAMAS y luego sobre MICROSOFT WORD (tiene delante una W de color celeste)
Si ves que no sale el paso anterior quizás no tengas instalado el programa en ese caso debes conseguir una copia de Office e instalarlo (puedes consultar el Capítulo 1).
Cuando tengas a Word 97 en la pantalla del ordenador verás que la ventana es en su mayor parte de color blanco y representa una hoja de papel. Para verlo bien es recomendable que tengas maximizada la ventana (si no sabes cómo hacerlo, quizás deberías aprender algo de Windows 95/98 antes de aprender a manejar Word)
En la zona de color blanco de la pantalla verás una pequeña línea intermitente. Esta línea es el cursor y es el que te indica dónde van a ir apareciendo los caracteres a medida que los vayas tecleando.
Prueba y escribe tu nombre, verás como los caracteres van apareciendo.
Si quieres bajar una línea, puedes utilizar la tecla Enter. La tecla Enter está situada en la parte derecha del teclado y es la más grande de todas (a la izquierda de la tecla Supr). Cada vez que pulses esta tecla, el cursor bajará una línea hacia abajo.
Para borrar caracteres en el caso de que te equivoques puedes utilizar la tecla de borrado Backspace (no es necesario que memorices este nombre). La tecla Backspace está justo encima de la tecla Enter y tiene dibujada una pequeña flecha apuntando hacia la izquierda. Esta flecha nos indica hacia dónde se va a borrar (hacia atrás). Púlsala varias veces hasta que veas como se va borrando todo lo que has escrito.Puedes obtener tutoriales gratuitos de todos estos programas en territoriopc.com
Si dejas pulsada la tecla sin soltarla se hará el efecto de pulsarla muchas veces rápidamente. Esto es útil cuando tienes que borrar mucho texto seguido.
Si el texto que tienes que escribir es muy largo, entonces no te tienes que preocupar de la tecla Enter cada vez que quieras bajar una línea. Word se da cuenta de cuando no tienes más sitio y sigue escribiendo en una nueva línea cada vez que hace falta.
* Para que comprendas mejor esto prueba a teclear el siguiente texto todo seguido (no pulses la tecla Enter para bajar a una nueva línea):
‘Faltan menos de 2 meses para que comiencen los Juegos Olímpicos de Invierno. Todos los deportistas esperan nerviosos el evento y ansían entrar en el Libro Olímpico.’
Habrás podido comprobar que el paso de una línea a otra puede realizarse automáticamente cuando Word se da cuenta de que no hay suficiente lugar para una palabra.
Prueba a borrar todo el texto utilizando la tecla Backspace (la que está encima de la tecla Enter).
Fuentes
La apariencia del texto que escribas en Word se puede modificar fácilmente. De hecho, ya conoces como aplicar negrilla, subrayado o cursiva.
Ahora vamos a ver como podemos aplicar otros aspectos también interesantes.
Fuente o tipo de letra
Para ello, realiza los siguientes pasos: Utiliza una ventana en blanco de Word
Selecciona la opción Formato (en la parte superior de la ventana)
Selecciona la opción Fuente
Fíjate en la ventana que aparece nueva. En la parte superior izquierda tienes la lista de fuentes (tipos de letra) disponibles. En la lista aparecen solo cinco tipos de letra, pero puede correr hacia arriba o hacia abajo pulsando los pequeños botones con flechas que tienes arriba y abajo.
El número de fuentes o tipos de letra que tiene un ordenador es variable, y es posible que no encuentres los mismos tipos de letra en un ordenador que en otro.
Selecciona cualquiera de los tipos de letra haciendo un solo clic sobre su nombre, por ejemplo busca el tipo de letra Times New Roman (si no lo encuentras prueba cualquier otro)
Cuando lo hayas hecho fíjate que tienes una casilla grande de color blanco donde se repite el nombre del tipo de letra que has seleccionado, pero aparece escrito con el tipo de letra que es. Ve probando diferentes fuentes y comprueba como la tipografía es distinta.
Cuando encuentres un tipo de letra que te guste, pulsa el botón Aceptar y escribe tu nombre. Verás como aparece con el tipo de letra seleccionado.
Efectos:
Selecciona Formato
Selecciona Fuente
Fíjate en el apartado llamado 'Efectos' (más o menos en la mitad de la ventana)
Existen 11 casillas que se pueden seleccionar para utilizar aspectos tales como sombra, contorno, tachado, etc.
Prueba a seleccionar varias de las casillas y fíjate como va cambiando el ejemplo en la casilla inferior
Superíndice y Subíndice son útiles cuando quieres poner por ejemplo un número al cuadrado (102), primer (1er), etc.
Tachado no es un aspecto que vayas a utilizar muy a menudo, ya que lo que hace es tachar un texto (por ejemplo). Doble tachado tiene una función muy parecida
Sombra, contorno, relieve y grabado intentan representar que el texto se levanta o se hunde en el papel. Para ver bien el resultado utiliza color blanco de letra
La Casilla 'Color' permite modificar el color del texto. Haz clic con el botón izquierdo sobre esta casilla para ver los colores disponibles. Selecciona un color cualquiera y fíjate como en la casilla de ejemplo aparece el texto coloreado.
La casilla subrayado contiene varios tipos de subrayados además del subrayado que ya conoces. Puedes seleccionar subrayado doble, con puntos, ondulado, etc.
Por último tienes las casillas de tamaño y Estilo de fuente (en la parte superior izquierdo de la ventana). Estas dos casillas modifican respectivamente el tamaño de la letra y la negrilla y cursiva.
Prueba distintas combinaciones aspectos, colores y tipos de letra
En la misma ventana de Formato y Fuente tienes otras opciones interesantes:
Fíjate en la parte superior de la ventana. Hay tres lengüetas: Fuente, Espacio entre caracteres y animación.
La primera de las lengüetas (fuente) ya la hemos visto, es la que contiene los tipos de letra, aspectos, tamaños, etc.
Para activar la segunda pulsa justo encima de la frase 'Espacio entre caracteres'. Verás que se activa una hoja distinta con opciones diferentes. La primera de estas opciones es 'Escala'. Esta casilla contiene el valor 100%, que significa que estamos viendo los caracteres a su tamaño normal. Si pinchas encima del 100% y cambias el valor (por ejemplo 50%), verás que las letras aparecen más estrechas (fíjate en el ejemplo en la parte inferior de la ventana). Prueba otros porcentajes para que veas el efecto. Si pruebas a poner un número mayor (200%), verás que las letras aparecen mas grandes. La segunda casilla justo debajo de 'Escala' es 'Espacio'. Esta casilla nos va a permitir modificar lo separadas o juntas que van a estar las letras. La opción que aparece por defecto es 'Normal', si pinchas encima de esta palabra con el botón izquierdo del ratón verás que puedes cambiarlo a 'Expandido' (letras separadas) o 'Comprimido' (letras más juntas). La última casilla (Posición) nos permite subir o bajar el texto, pero es una opción que rara vez vamos a utilizar.
? Para activar la tercera hoja, pulsa con el ratón sobre la 'Animación' (en la parte superior derecha de la ventana). En esta hoja puedes asignar una animación al texto (fila de hormigas, luminosos, texto chispeante, etc.). Estas animaciones solo tienen efecto en la pantalla del ordenador, si imprimimos un texto que contiene cualquier animación ésta no se verá (ni siquiera estática).
Si quieres obtener el menú Formato / Fuente utilizando el teclado, debes pulsar Ctrl+M.
Aplicar un formato a un texto ya escrito
Supongamos que has escrito un texto de 10 líneas y cuando terminas, te das cuenta que quieres resaltarlo todo en negrilla. ¿Tienes que borrarlo para volver a escribirlo en negrilla? ¡NO!
Word nos permite seleccionar un texto para luego aplicarle cualquier tipo de efecto. ¿Cómo se selecciona?: Prueba a escribir tu nombre en una zona vacía de la pantalla
Sitúa la flecha del ratón justo encima de la primera letra de tu nombre
Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes
Arrastra el ratón hacia la izquierda y fíjate que tu nombre se va seleccionando (lo sabes porque el fondo va cambiando de color)
Cuando hayas llegado a la última letra suelta el botón del raton.
Selecciona formato
Selecciona fuente
Utiliza varios efectos y cambia el tipo y tamaño de letra (por lo menos 20)
Pulsa el botón Aceptar
Si lo has hecho bien tu nombre aparecerá con los efectos que has escogido
De todas formas, tu nombre sigue seleccionado (con el fondo coloreado). Para quitar la selección, solo tienes que pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre cualquier parte vacía de la ventana de Windows.
Formas de ver el documento
El documento que tenemos en pantalla puede ser visto de varias formas. Las más importantes son dos: Normal y Diseño de página. Para cambiar de una forma a otra hay que seleccionar la opción Ver (en la parte superior de la pantalla, donde dice Archivo, Edición, Ver, ...)
La más recomendable es la de diseño de página, ya que en este formato vemos el texto dentro de una hoja imaginaria en pantalla, es como si tuvieras una hoja de papel en la pantalla del ordenador y escribieras directamente sobre ella. Fíjate que en este formato ves el borde del papel, los márgenes (zona alrededor del papel donde no se escribe).
Si seleccionas el formato Normal, comprobarás que no se ven ni los márgenes ni el borde de la hoja del papel, simplemente se ve toda la ventana de color blanco y lo que escribes sale dentro. Esta forma de ver un texto en Word es recomendable si tienes un ordenador algo antiguo (menos de un pentium, por ejemplo), si no, es mejor el diseño de página.
Vista Preliminar
En la parte superior de la ventana tienes un botón que tiene dibujada una lupa encima de una hoja de papel. Este botón es el de Vista Preliminar.
Si lo pulsas con el botón izquierdo del ratón verás que aparece una presentación distinta. Esta presentación no te sirve para escribir en el papel normalmente, sino que es para poder ver cómo saldría el texto por la impresora sin tener que gastar papel.
Fíjate que el papel aparece en pequeño, si tienes algo escrito, seguramente no serás capaz de leerlo, a no ser que tengas un monitor grande (17 pulgadas o más). Esta forma de ver la hoja no es para que puedas leerlo ni escribir, sino para echar un vistazo.
Fíjate que si paseas el cursor del ratón por encima de la hoja en la pantalla tiene forma de lupa.
Si haces clic en cualquier parte de la hoja con la lupa, la lupa aumentará la zona que has seleccionado.
Si vuelves a hacer clic, el papel volverá a verse en pequeño.
Para salir de la vista preliminar busca en la parte superior de la ventana un botón que dice cerrar y haz clic sobre él con el botón izquierdo del ratón.
Imprimir el texto
Si tienes una impresora conectada al ordenador, seguramente te guste imprimir los textos que vayas realizando. Para ello sólo tienes que pulsar el botón que tiene dibujada una impresora (está justo al lado del botón de la vista preliminar).
Asegúrate de que la impresora está correctamente conectada al ordenador y de que está encendida y tiene papel antes de pulsar este botón.
Negrita, cursiva y subrayado.
Antes de comenzar a ver estos aspectos tenemos que asegurarnos de que vemos las barras de herramientas.
Las barras de herramientas son en realidad una serie de botones que aparecen normalmente en la parte superior de la ventana de Word (aunque pueden aparecer abajo o a los lados)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Word aparecen una serie de palabras: Archivo, Edición, Ver, Insertar, ... y al final del todo aparece una interrogación (?). Si pulsas justo al lado de esta interrogación con el botón derecho del ratón verás que aparece una ventana llena de opciones: Estándar, Formato, Autotexto...
Algunas de estas opciones aparecen con una marca de verificación delante (v) que significa que están activadas.
Las dos primeras (Estándar y Formato) deben estar activadas normalmente, ya que son las que nos dan acceso a los botones más utilizados habitualmente. Así que si ves que alguna de estas dos opciones no lleva delante la marca de verificación (v) tienes que seleccionarla con el botón izquierdo del ratón.
Si no realizas el paso anterior correctamente, muchas de las cosas de este tutorial no te van a salir...
Muchas veces nos encontraremos con el caso de querer resaltar una palabra o frase. Podemos hacer esto fácilmente utilizando negrita, cursiva o subrayado. Para activar o desactivar cualquiera de estos formatos utilizamos los tres botones que están situados normalmente en la parte superior de la ventana de Word rotulados con una N, una K, y una S respectivamente.
Si haces un clic con el ratón sobre el botón que tiene la N, verás que dicho botón aparece como si estuviera pulsado hacia dentro. Esto significa que has activado negrilla. Si pruebas a escribir ahora cualquier palabra, verás que aparece más oscura de lo normal.
Si vuelves a pulsar la misma tecla N, verás que se desactiva y el botón aparece como antes (sin pulsar). Escribe y comprueba la diferencia.
Ahora pulsa el botón K situado a la derecha del botón N. Este botón activa la cursiva, que hace que los caracteres aparezcan inclinados. Prueba a escribir algo y comprueba el resultado.
Vuelve a pulsar la misma tecla K para desactivar la cursiva.
La tercera tecla S subraya un texto. Para activarla y desactivarla sólo tienes que pulsar el botón tal como hiciste con la negrilla y la cursiva.
Puedes combinar estos tres botones como quieras, por ejemplo, puedes activar negrilla y cursiva pulsando los botones correspondientes o incluso las tres cosas a la vez.
Prueba varias veces distintas combinaciones hasta que te salga con soltura.
* Intenta escribir el siguiente texto tal y como aparece aquí y recuerda no pulsar la tecla Enter para bajar de línea (es automático):
‘Recientemente se ha instalado en España Superhost, una compañía belga que se dedica principalmente a alojar dominios en Internet. El servicio se basa en 70 servidores IBM con líneas de capacidad de 45 Mbits por segundo. El coste mínimo es de 7.000 pts al mes por 12 Mb de espacio para páginas Web’.
Justificación de un párrafo
Justificar un párrafo significa simplemente decidir si el párrafo va a estar alineado a la izquierda, al centro, a la derecha o a ambos lados. Por ejemplo:
Este párrafo es un ejemplo de justificación a la izquierda. De esta forma es más fácil comprender los tipos de justificación simplemente echándole un vistazo. Fíjate que todas las líneas de este párrafo están ‘pegadas’ a la izquierda de la hoja.
Este párrafo es un ejemplo de justificación a la derecha. De esta forma es más fácil comprender los tipos de justificación simplemente echándole un vistazo. Fíjate que todas las líneas de este párrafo están ‘pegadas’ a la derecha de la hoja.
Este párrafo es un ejemplo de justificación al centro. De esta forma es más fácil comprender los tipos de justificación simplemente echándole un vistazo. Fíjate que todas las líneas de este párrafo están situadas justo en el centro de la hoja.
Este párrafo es un ejemplo de justificación a ambos lados. De esta forma es más fácil comprender los tipos de justificación simplemente echándole un vistazo. Fíjate que todas las líneas de este párrafo están ‘pegadas’ a la izquierda y a la derecha de la hoja.
El tipo de justificación normal para un texto es el completo, es decir, el que justifica el texto a la izquierda y derecha, ya que le da un toque más ‘profesional’.
Si te fijas, este Tutorial utiliza principalmente este tipo de justificación. Sin embargo, el resto de justificaciones también son utilizadas con frecuencia.
La justificación centrada se suele utilizar para títulos o cabeceras de página y la justificación derecha para fechas en cabeceras de cartas, por ejemplo.
Cambiar la justificación de un párrafo es muy fácil, ya que Word nos muestra una serie de botones (justo al lado de los botones de negrilla, cursiva y subrayado) con unas líneas dibujadas. Estos botones activan la justificación a la izquierda, al centro, a la derecha y completa respectivamente. Fíjate que las líneas dibujadas en ellos aparecen movidas a un lado o a otro.
Para que comprendas cómo funcionan estos botones vamos a realizar una prueba:
* Pulsa el botón que justifica al centro (el segundo de los cuatro). Si lo has hecho bien, el cursor debería de estar en el centro de la ventana de Word.
* Escribe tu nombre y fíjate cómo las letras se van apartando del centro quedando al final completamente centradas.
* Pulsa la tecla Enter y fíjate que el cursor sigue estando en el centro. Esto es así hasta que no seleccionemos otra justificación distinta. Prueba a seleccionar la justificación izquierda (el primero de los botones comenzando por la izquierda)
* Prueba a escribir tus apellidos y pulsa Enter. Si realizas bien este paso, tus apellidos deben estar escritos a la izquierda de la hoja. Y el cursor debe de estar debajo también a la izquierda.
* Cambia la justificación a la derecha (el tercer botón comenzando por la izquierda) y escribe tu dirección.
* Pulsa Enter y selecciona la justificación completa (el último botón).
* Fíjate que, aparentemente no hay diferencia entre la justificación izquierda y la completa ya que el cursor aparece a la izquierda. La diferencia entre estas dos justificaciones se aprecia cuando se han escrito dos líneas de texto o más.
Te habrás fijado que a la derecha del teclado existen cuatro teclas con una flecha dibujada cada uno de ellos. Las flechas apuntan arriba, abajo, a la derecha y a la izquierda. Estos botones hacen que el cursor se mueva por la pantalla en los sentidos que indican las flechas. Por ejemplo, pulsa varias veces el botón con la flecha que apunta hacia arriba y fíjate que el cursor sube por la ventana de Word.
Sigue subiendo hasta que llegues a la línea que tiene tu nombre y luego cambia la justificación al centro y luego a la derecha. El nombre debe cambiar de lugar en la pantalla según la justificación que hayas seleccionado.
Fíjate que puedes cambiar la justificación de un texto incluso después de haberlo escrito.
Prueba a cambiar la justificación del resto de las líneas moviéndote arriba y abajo.